Doroczne rozmowy oceniające

Czy w waszych firmach też są doroczne rozmowy oceniające?

U nas są. Wygląda to z grubsza tak. Przychodzi mail od prezesa, że będą oceny i do kiedy mają się odbyć. Dyrektorzy przekazują te maile do kierowników. Ci oczywiście są zawaleni codzienną robotą. Wobec czego, przymuszeni, tuż przed określonym terminem wypełniają na kolanie arkusze i odbębniają spotkania z podwładnymi.

Na spotkaniu określa się cele na następny rok, których nikt nie pamięta już po dwóch miesiącach. Podsumowuje się poprzedni rok - co ma niewielki sens, bo o celach wszyscy zapomnieli, zresztą trzy razy się zdążyły zdezaktualizować. Zwykle większość jest chwalona, ale podwyżek nie ma - bo zarząd tak postanowił. Arkusze trafiają do szuflad i czekają na odgrzebanie za rok.

Taki rytuał, którego sensu nikt nie rozumie i nikt się z nim utożsamia.

Jaki jest sens stawiać cele jak nikt ich de facto nie rozlicza?
Jaki jest w ogóle sens stawiać cele na cały rok?
Czy może być motywujące dla pracownika spotkanie "oceniające"?
Jaki jest sens zwracania pracownikowi uwagi na jego niedociągnięcia potencjalnie wiele miesięcy po tym, gdy to niedociągnięcie popełnił?

Czy można jakoś nadać tym spotkaniom sens, czy trzeba je przejść jak coroczną grypę i mieć z głowy?

Marcin

Przede wszystkim doroczne rozmowy rzeczywiście mają mały sens. Ocenianie w styczniu 2007 tego co się działo w lutym 2006 mija się z celem. Nikt tego nie pamięta.

Wg mnie najlepszym cyklem oceniania jest kwartalny. Miesiąc to okres zbyt krótki.

A co do samych rozmów - wszystko zależy od rozmawiających. Jeżeli dla szefa rozmowy są dorocznym wrzodem na tyłku, to rozmowy nie będą dobre. Jeżeli pracownik nastawia się na to że z rozmowy nic nie wyniesie, to rozmowa nie będzie dobra. Sam system który leży za rozmową oceniającą jest w pewnej mierze wtórny - oczywiście jeżeli stawiamy sobie cele, to powinniśmy je rozliczać. Ja osobiście preferuję ocenę zadań (programowanie, prowadzenie projektów) i tzw miękkich cech (zaangażowanie, bezawaryjność). Oczywiście lista zadań czy ich wagi muszą być dostosowane do tego co ktoś robi, ale można z dużym prawdopodobieństwem założyć że developer będzie programował, robił oszacowania itd w danym okresie czasu (kwartale).

Rozmowy oceniające nie są po to żeby zwrócić uwagę na pojedyncze niedąciągnięcie - te powinny być korygowane na bieżąco. To raczej okazja żeby się zastanowić czy błąd nie jest systematyczny. Dla mnie, zarówno jako dla oceniającego jak i ocenianego, jest to okazja żeby porozmawiać na luzie, w oderwaniu od samych ocen ogólnie o pracy, problemach, możliwościach rozwoju, planach firmy na przyszłość itd. Zazwyczaj im luźniejsza rozmowa tym lepsza. I taka jest recepta na dobre rozmowy. Tyle tylko że szef który ma chęci, zawsze znajdzie, przynajmniej kilku, pracowników z którymi pogada. Pracownik który ma chęci, musi trafić na szefa z podobnym nastawieniem inaczej z dobrej rozmowy nici.

Paweł,

Szereg bardzo słusznych spostrzeżeń - dzięki za ciekawy wpis.

Bezwzględnie zgadzam się z Tobą, że feedback powinien być udzielany pracownikom na bieżąco. Dotyczy to zarówno pomocy w sytuacjach gdy pracownik ma problemy, wspierania go, gdy próbuje zrobić coś nowego, doceniania tego, co robi dobrze. Odkładanie tego na wiele miesięcy nie ma sensu, sygnał mający na celu zmieniać zachowanie pracownika powinien być udzielany możliwie prędko.

Nie temu zatem powinna służyć taka okresowa rozmowa. Lepiej gdy dotyczy stawiania sobie celów i weryfikacji ich osiągnięcia. Ale wtedy - tu również się z Tobą zgadzam - powinna być prowadzona częściej niż raz na rok. Zwłaszcza w tak dynamicznej branży jak tworzenie oprogramowania stawianie celów w perspektywie rocznej wydaje się zbyt długie.

Też preferuję cykl kwartalny. Jest dość krótki by dostosowywać te cele do zmieniających się realiów i by móc przez ten okres być na tych celach skoncentrowanym, a dość długi, by pracownik miał szanse wykazać się samodzielnością w realizacji tych celów.

Wątpliwość mam natomiast do luźnej atmosfery podczas rozmów oceniających. Czy faktycznie Twoje doświadczenie potwierdza, że udaje się je prowadzić w takiej atmosferze? Z mojego doświadczenia jest w nich zwykle nuta sztywności: są formalne, prowadzone według szablonu, z perspektywy "oceniania" a nie wspólnego zastanawiania się nad przyszłymi planami. Co więcej często są pretekstem do rozmów o podwyżkach bądź ich braku, co dodatkowo usztywnia atmosferę. Nie jestem pewien, czy można temu zaradzić, wszelkie sugestie mile widziane :)

Pozdr.
Marek

Odpowiem tak - ogromna większość rozmów oceniających które uważam za dobre (zarówno w roli oceniającego jak i ocenianego) były mało formalne. Tak jak pisałem, taka atmosfera zależy od chęci obu osób uczestniczących w rozmowie. Sam nie jesteś w stanie "wymusić" takiej atmosfery, możesz jedynie zachęcać osobę po drugiej stronie do oderwania sie od sztywności.

Ja osobiście staram się przebrnąć przez "program obowiązkowy" (czyli same oceny wg jakiegoś systemu) jak najszybciej. Zatrzymuję się tam, gdzie są grubsze rozbieżności - to są obszary które trzeba wyjaśnić, albo przynajmniej spróbowac wyjaśnić. Po części obowiązkowej staram się porozmawiać zupełnie luźno - najłatwiej jest zacząć od rzeczy które pracownikowi w jakiś sposób przeszkadzają. Zawsze się takie znajdą, choćby drobiazgi, typu niewygodne krzesło. Opowiadam o tym jak ja bym widział rozwój pracownika, czekam na jego propozycje w tym zakresie. Tak naprawdę ponieważ to jest luźna część to nie ma tu żadnego szablonu - czasem się zdarzy że będziemy długo mielić kwestię jakiegoś szczegółu projektowego, czasem omówimy cały szereg spraw zawodowych, a czasem skończymy na dyskusji o ostanim urlopie i prywatnych zainteresowaniach.

W tym wszystkim dwie rzeczy są ważne. Osoba oceniająca musi mieć zaplanowane odpowiednio dużo czasu na takie spotkania. Ja osobiście planuję półtorej godziny. Zazwyczaj nie wykorzystuję całego czasu, ale za to zawsze mam komfort, że nawet jak rozmowa się przedłuża nikt na mnie nie czeka niecierpliwiąc się. Druga rzecz to atmosfera otwartości, jasny komunikat że zawsze mam czas żeby porozmawiać. To znacznie trudniejsze, bo nie da się tego zrobić tylko na czas rozmów okresowych - tak trzeba działać przez cały czas. Nie okazywać zniecierpliwienia kiedy ktoś przyjdzie zapytać o jakiś drobiazg. Znaleźć czas na szybkie pytanie w przerwie między jednym spotkaniem a drugim. Pamiętać żeby pogadać z osobą która o to prosiła. Znaleźć czas na luźniejszą rozmowę w czasie pracy. To potem pomaga podczas rozmów okresowych.

Witam.

Jestem studentką III roku Zarządzania w Wyższej Szkole Zarządzania Ochroną Pracy w Katowicach. Obecnie jestem w trakcie pisania pracy licencjackiej pt. "Wpływ rozmowy oceniającej na motywację pracowników".
Poszukuje firm, które oceniają pracowników właśnie za pomocą rozmowy w celu przeprowadzenia badań ankietowych niezbędnych do napisania pracy.
Byłabym wdzięczna za wszelkie informacje na temat kontaktu z takimi firmami.

kjanota@interia.pl